Cách Gửi Hàng Qua Viettel Post Tại Bưu Cục: Từ A Đến Z Cho Người Mới Bắt Đầu

Chắc hẳn trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta, việc cần gửi một món đồ nào đó đi xa cho người thân, bạn bè, hoặc khách hàng đã không còn xa lạ gì. Đôi khi đó là một món quà nhỏ, một tập tài liệu quan trọng, hay thậm chí là cả một kiện hàng lớn cho công việc kinh doanh online đang phát triển. Và khi nghĩ đến dịch vụ chuyển phát, Viettel Post luôn là một trong những cái tên đầu tiên hiện lên trong tâm trí nhiều người Việt, với mạng lưới bưu cục phủ sóng khắp mọi miền đất nước. Nhưng bạn có bao giờ băn khoăn không biết Cách Gửi Hàng Qua Viettel Post Tại Bưu Cục như thế nào cho nhanh gọn, đúng quy trình và đảm bảo an toàn không? Đừng lo lắng, bài viết này được viết ra chính là để đồng hành cùng bạn, gỡ bỏ mọi khúc mắc và hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn tự tin gửi bất kỳ món đồ nào thông qua hệ thống bưu cục của Viettel Post một cách thuận lợi nhất. Chúng ta sẽ đi sâu vào mọi khía cạnh, từ khâu chuẩn bị tại nhà cho đến lúc nhận được biên nhận gửi hàng, đảm bảo bạn nắm rõ mọi thứ cần thiết.

Chuẩn Bị Gửi Hàng Qua Viettel Post Tại Bưu Cục – Bước Đầu Tiên Quan Trọng

Trước khi vác kiện hàng ra bưu cục, công đoạn chuẩn bị ở nhà đóng vai trò cực kỳ then chốt. Việc chuẩn bị chu đáo không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian tại quầy giao dịch mà còn đảm bảo món hàng của bạn được vận chuyển an toàn, tránh những rủi ro không đáng có trong quá trình di chuyển. Cứ nghĩ đơn giản thế này, nếu bạn đi du lịch mà không soạn đồ hay lên kế hoạch trước, chắc chắn sẽ rất cập rập và dễ quên sót đúng không nào? Gửi hàng cũng vậy thôi, càng chuẩn bị kỹ càng, mọi chuyện càng suôn sẻ.

Cần Chuẩn Bị Những Gì Trước Khi Đến Bưu Cục?

Bạn cần chuẩn bị hàng hóa cần gửi, đóng gói cẩn thận, và có đầy đủ thông tin liên hệ của người gửi và người nhận.

Để quá trình cách gửi hàng qua Viettel Post tại bưu cục diễn ra nhanh chóng, bạn nên chuẩn bị sẵn sàng những thứ sau ngay tại nhà:

• Hàng hóa cần gửi: Kiểm tra lại món hàng của bạn một lần nữa. Đảm bảo đó là món đồ bạn thực sự muốn gửi, không bị lỗi hay thiếu sót gì nếu là hàng kinh doanh. Lau chùi sạch sẽ, đặc biệt với các mặt hàng có giá trị hoặc dễ bám bụi.
• Vật liệu đóng gói: Đây là phần quan trọng nhất. Bạn cần thùng carton, hộp, túi nilon, giấy bọt khí (bubble wrap), băng dính (băng keo), xốp chèn lót, màng bọc PE… Tùy thuộc vào loại hàng mà bạn chọn vật liệu phù hợp. Ví dụ, sách vở thì chỉ cần túi nilon chống ẩm và băng dính chắc chắn, nhưng đồ gốm sứ thì bắt buộc phải dùng thùng carton cứng, bọc giấy bọt khí dày và chèn xốp kỹ lưỡng.
• Thông tin người gửi và người nhận: Ghi chú hoặc lưu sẵn trong điện thoại:
  • Người gửi: Tên đầy đủ, số điện thoại, địa chỉ chính xác (số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố).
  • Người nhận: Tên đầy đủ, số điện thoại, địa chỉ chính xác và chi tiết nhất có thể (số nhà, tên đường, ngõ ngách, tổ dân phố – nếu cần thiết, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố). Ghi chú thêm các mốc địa điểm gần đó (nhà văn hóa, trường học, chợ…) nếu địa chỉ hơi khó tìm.
• Giấy tờ tùy thân (tùy trường hợp): Đôi khi, đối với những mặt hàng đặc biệt hoặc dịch vụ nhất định, nhân viên bưu cục có thể yêu cầu bạn xuất trình giấy tờ tùy thân để xác minh. Mặc dù không phải lúc nào cũng cần, nhưng cứ chuẩn bị sẵn sàng vẫn hơn.

Làm Thế Nào Để Đóng Gói Hàng Hóa Chuẩn Quy Định Của Viettel Post?

Bạn cần chọn vật liệu phù hợp với loại hàng, chèn lót kỹ lưỡng để tránh va đập, niêm phong chắc chắn và đảm bảo bên ngoài sạch sẽ, dễ dán nhãn.

Đóng gói là khâu cực kỳ quan trọng trong cách gửi hàng qua Viettel Post tại bưu cục, quyết định đến 80% sự an toàn của kiện hàng trên hành trình vận chuyển. Viettel Post có những quy định cụ thể về việc đóng gói cho từng loại hàng. Nắm rõ quy định này sẽ giúp hàng của bạn không bị từ chối hoặc gặp vấn đề trong quá trình luân chuyển.

• Nguyên tắc chung:

  • Kín đáo và chắc chắn: Hàng hóa phải được đặt trong thùng/hộp/túi phù hợp, niêm phong kín đáo để không bị rơi vãi, mất mát hay tráo đổi. Băng dính phải dán chắc chắn các mép nối và nắp hộp.
  • Chống sốc, chống va đập: Sử dụng giấy bọt khí, xốp, giấy báo cũ, hạt xốp… để chèn đầy các khoảng trống trong thùng, đảm bảo hàng không bị xê dịch khi di chuyển. Đặc biệt quan trọng với hàng dễ vỡ.
  • Chống ẩm, chống nước: Đối với hàng hóa dễ bị ẩm mốc hoặc hư hại bởi nước, nên bọc thêm một lớp nilon chống thấm bên ngoài hoặc sử dụng túi nilon chuyên dụng.
  • Bên ngoài sạch sẽ, phẳng phiu: Bề mặt ngoài của gói hàng nên sạch, khô ráo, phẳng để dễ dán nhãn vận chuyển. Không nên tái sử dụng thùng carton đã quá cũ, móp méo hoặc có nhiều nhãn mác cũ chưa gỡ bỏ.

• Đóng gói theo loại hàng cụ thể:

  • Hàng dễ vỡ (gốm sứ, thủy tinh, đồ điện tử): Bọc từng món bằng giấy bọt khí ít nhất 2-3 lớp. Đặt vào thùng carton cứng, chèn xốp hoặc giấy báo vo tròn xung quanh. Dán nhãn “Hàng dễ vỡ – Xin nhẹ tay” bên ngoài. Có thể cân nhắc đóng thêm thùng gỗ hoặc lồng sắt nếu hàng quá giá trị hoặc dễ vỡ.
  • Chất lỏng (mỹ phẩm, hóa chất không độc hại…): Đựng trong chai lọ có nắp đậy kín. Bọc chai lọ bằng nilon, sau đó dùng vật liệu hút ẩm như mùn cưa hoặc giấy báo chèn xung quanh. Đặt trong hộp carton, đảm bảo hộp được lót vật liệu chống thấm. Dán nhãn “Hàng chất lỏng”, “Mặt trên” để nhân viên xếp hàng đúng chiều.
  • Tài liệu, sách vở: Cho vào túi nilon chống ẩm, sau đó đặt vào phong bì giấy hoặc túi đựng tài liệu chuyên dụng. Bì thư nên dày dặn và có lớp chống sốc nhẹ bên trong nếu là tài liệu quan trọng.
  • Hàng thời trang (quần áo, giày dép): Gấp gọn gàng, cho vào túi nilon, hút chân không nếu cần để giảm kích thước. Đặt vào túi gói hàng chuyên dụng hoặc hộp carton.
  • Đồ điện tử (điện thoại, laptop): Sử dụng hộp gốc của sản phẩm nếu còn, nếu không thì bọc kỹ bằng giấy bọt khí, đặt trong thùng carton cứng có chèn xốp chống sốc. Pin lithium-ion đi kèm thiết bị cần tuân thủ quy định riêng về vận chuyển hàng nguy hiểm (thường là không được gửi đường hàng không nếu pin dung lượng lớn).

Hình ảnh một kiện hàng được đóng gói cẩn thận với vật liệu chống sốc và băng dính chắc chắn để gửi đi qua dịch vụ chuyển phát nhanh.

Nếu không tự tin vào khả năng đóng gói của mình, bạn hoàn toàn có thể nhờ nhân viên bưu cục hỗ trợ. Họ có đủ kinh nghiệm và vật liệu chuyên dụng để đóng gói hàng hóa của bạn một cách an toàn nhất, tất nhiên là có tính phí dịch vụ này.

Tìm Hiểu Trước Về Cước Phí Có Giúp Ích Gì Không?

Tìm hiểu trước về cước phí giúp bạn dự trù kinh phí, so sánh các dịch vụ và tránh bỡ ngỡ khi thanh toán tại bưu cục.

Việc tìm hiểu trước về cước phí trước khi đến bưu cục là một thói quen tốt. Nó không chỉ giúp bạn chuẩn bị đủ tiền để thanh toán mà còn giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt hơn về việc lựa chọn dịch vụ chuyển phát phù hợp với nhu cầu và túi tiền của mình.

• Các yếu tố ảnh hưởng đến cước phí:

  • Trọng lượng và kích thước: Đây là hai yếu tố quan trọng nhất. Cước phí thường được tính dựa trên trọng lượng thực tế hoặc trọng lượng quy đổi từ kích thước (đối với hàng cồng kềnh), cái nào lớn hơn thì tính theo cái đó. Trọng lượng quy đổi thường tính bằng công thức (Dài Rộng Cao) / hệ số (thường là 5000 hoặc 6000 tùy dịch vụ).
  • Khoảng cách địa lý: Gửi hàng đi càng xa, cước phí càng cao. Cước phí được tính dựa trên khoảng cách giữa bưu cục gửi và bưu cục phát.
  • Loại hình dịch vụ: Viettel Post cung cấp nhiều dịch vụ khác nhau như Chuyển phát nhanh (VCN), Chuyển phát tiết kiệm (VTK), Chuyển phát Hỏa tốc (VHT)… Mỗi dịch vụ có mức cước và thời gian giao hàng khác nhau. Dịch vụ càng nhanh, cước phí càng cao.
  • Dịch vụ cộng thêm: Nếu bạn sử dụng các dịch vụ bổ sung như thu tiền hộ (COD), khai giá (bảo hiểm hàng hóa), phát tận tay người nhận, phát hẹn giờ… thì sẽ có thêm phí.

• Cách tra cứu cước phí cơ bản:

  • Trên website hoặc ứng dụng Viettel Post: Cách đơn giản và chính xác nhất là truy cập website hoặc ứng dụng di động của Viettel Post, nhập thông tin về bưu cục gửi/nhận, trọng lượng/kích thước dự kiến, loại dịch vụ… Hệ thống sẽ tính toán và hiển thị mức cước ước tính cho bạn.
  • Tham khảo bảng giá công khai: Viettel Post công bố bảng giá dịch vụ trên website và tại các bưu cục. Bạn có thể tham khảo để có cái nhìn tổng quan.
  • Gọi tổng đài tư vấn: Nếu có thắc mắc hoặc trường hợp đặc biệt, bạn có thể gọi điện đến tổng đài chăm sóc khách hàng của Viettel Post để được tư vấn trực tiếp.

Lưu ý rằng mức cước tính online hoặc qua bảng giá chỉ mang tính chất ước tính. Cước phí chính xác sẽ được xác định khi nhân viên bưu cục cân đo kiện hàng và bạn chốt dịch vụ tại quầy. Tuy nhiên, việc tìm hiểu trước sẽ giúp bạn chủ động hơn rất nhiều.

Hành Trình Gửi Hàng Tại Bưu Cục Viettel Post: Từng Bước Thực Hiện

Okê, giờ thì kiện hàng đã được chuẩn bị đâu vào đấy rồi, thông tin người gửi người nhận cũng nắm rõ trong lòng bàn tay. Bước tiếp theo trong cách gửi hàng qua Viettel Post tại bưu cục là trực tiếp mang hàng đến điểm giao dịch của họ. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng cũng có vài điểm bạn nên lưu ý để mọi chuyện diễn ra suôn sẻ.

Đến Bưu Cục Viettel Post Cần Lưu Ý Gì Về Thời Gian?

Đến bưu cục cần lưu ý [thời gian làm việc viettel post] để đảm bảo bưu cục còn mở cửa và tránh giờ cao điểm để không phải chờ đợi lâu.

Một trong những điều quan trọng nhất khi quyết định mang hàng ra bưu cục là kiểm tra [thời gian làm việc viettel post]. Các bưu cục thường có giờ làm việc cố định, bao gồm cả ngày thường và cuối tuần, nhưng giờ giấc cụ thể có thể khác nhau tùy địa điểm và quy mô. Để hiểu rõ hơn về [thời gian làm việc viettel post] ở khu vực bạn sinh sống hoặc bưu cục mà bạn định đến, bạn có thể kiểm tra trên website hoặc ứng dụng Viettel Post, hoặc đơn giản nhất là gọi điện trực tiếp đến bưu cục đó.

Việc kiểm tra [thời gian làm việc viettel post] trước giúp bạn:

• Tránh đến vào giờ nghỉ trưa hoặc sau giờ làm việc: Chẳng ai muốn mất công mang hàng ra đến nơi mà bưu cục đã đóng cửa đúng không?
• Lựa chọn thời điểm vắng khách: Các bưu cục thường đông khách nhất vào buổi sáng sớm (khi khách hàng mang hàng đi gửi của ngày hôm trước) và cuối buổi chiều (khi khách hàng đến nhận hàng). Nếu có thể, hãy chọn những khung giờ khác như giữa buổi sáng hoặc đầu giờ chiều để quy trình gửi hàng diễn ra nhanh hơn, không phải chờ đợi lâu.
• Biết thời điểm cắt chuyến: Mỗi bưu cục có giờ cắt chuyến cụ thể (thường là vào buổi chiều). Nếu bạn gửi hàng sau giờ cắt chuyến, hàng của bạn sẽ được xử lý và luân chuyển vào ngày làm việc tiếp theo. Nếu muốn hàng đi ngay trong ngày, hãy đến trước giờ cắt chuyến.

Ngoài ra, bạn cũng nên lưu ý những ngày lễ, Tết, vì giờ làm việc của bưu cục có thể thay đổi hoặc nghỉ hoàn toàn.

Quy Trình Gửi Hàng Tại Bưu Cục Diễn Ra Như Thế Nào?

Quy trình gửi hàng tại bưu cục Viettel Post bao gồm các bước kiểm tra hàng hóa, cân đo, khai báo thông tin, lựa chọn dịch vụ, thanh toán cước phí và nhận biên nhận.

Đây là phần cốt lõi của cách gửi hàng qua Viettel Post tại bưu cục. Khi bạn bước vào bưu cục, nhân viên giao dịch sẽ hướng dẫn bạn các bước cần thiết. Quy trình cơ bản thường diễn ra như sau:

1. Tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa ban đầu: Nhân viên sẽ nhận kiện hàng từ bạn và kiểm tra nhanh về tình trạng bên ngoài (đóng gói có đảm bảo không, có dấu hiệu hư hại hay không). Họ cũng có thể hỏi bạn về nội dung bên trong để đảm bảo không phải hàng cấm.
2. Cân đo trọng lượng và kích thước: Nhân viên sẽ sử dụng cân và thước đo chuyên dụng để xác định trọng lượng thực tế và kích thước của kiện hàng. Đây là cơ sở để tính cước phí.
3. Khai báo thông tin gửi hàng: Bạn sẽ cung cấp thông tin chi tiết về người gửi, người nhận và nội dung hàng hóa. Nhân viên có thể nhập trực tiếp vào hệ thống hoặc yêu cầu bạn điền vào phiếu gửi hàng giấy. Hãy chắc chắn bạn cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ nhất có thể.
4. Lựa chọn dịch vụ vận chuyển và các dịch vụ cộng thêm: Dựa trên nhu cầu về thời gian giao hàng và chi phí, bạn sẽ chọn loại hình dịch vụ phù hợp (nhanh, tiết kiệm, hỏa tốc…). Bạn cũng có thể yêu cầu sử dụng các dịch vụ cộng thêm như COD (thu tiền hộ), khai giá (bảo hiểm), phát tận tay, phát hẹn giờ… Nhân viên sẽ tư vấn cho bạn về từng loại dịch vụ.
5. Tính cước phí và thanh toán: Sau khi chốt thông tin và dịch vụ, hệ thống sẽ tính toán chính xác mức cước phí bạn cần thanh toán. Bạn có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc các hình thức khác mà bưu cục chấp nhận (chuyển khoản, ví điện tử…).
6. Nhận biên nhận/phiếu gửi hàng: Sau khi thanh toán xong, nhân viên sẽ in và giao cho bạn một biên nhận (hoặc phiếu gửi hàng). Biên nhận này chứa thông tin chi tiết về kiện hàng, người gửi/nhận, dịch vụ đã chọn, cước phí và quan trọng nhất là MÃ VẬN ĐƠN.

Hình ảnh nhân viên Viettel Post đang hỗ trợ khách hàng tại quầy giao dịch, thực hiện các bước gửi hàng.

Giữ biên nhận này cẩn thận nhé, nó là bằng chứng cho việc bạn đã gửi hàng và là thứ duy nhất giúp bạn tra cứu hành trình của kiện hàng sau này!

Làm Sao Để Khai Báo Thông Tin Chính Xác Nhất?

Để khai báo thông tin chính xác, bạn cần ghi rõ ràng, đầy đủ tên, số điện thoại, địa chỉ chi tiết của cả người gửi và người nhận, cùng với mô tả đúng về nội dung hàng hóa.

Sai sót trong việc khai báo thông tin là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất gây chậm trễ hoặc phát hàng không thành công. Khi bạn thực hiện cách gửi hàng qua Viettel Post tại bưu cục, hãy dành chút thời gian kiểm tra lại thật kỹ những thông tin mình cung cấp cho nhân viên.

• Thông tin người gửi:

  • Tên: Ghi đầy đủ họ tên.
  • Số điện thoại: Số điện thoại di động đang sử dụng, đảm bảo liên lạc được.
  • Địa chỉ: Số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố. Càng chi tiết càng tốt.

• Thông tin người nhận:

  • Tên: Ghi đầy đủ họ tên người sẽ nhận hàng.
  • Số điện thoại: Số điện thoại di động của người nhận, phải chính xác để bưu tá có thể liên hệ khi phát hàng. Đây là thông tin quan trọng nhất!
  • Địa chỉ: Tương tự người gửi, cần ghi chi tiết số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố. Đối với các địa chỉ ở vùng nông thôn, vùng sâu vùng xa, nên ghi thêm các thông tin phụ trợ giúp bưu tá dễ tìm như gần chợ X, đối diện trường Y, cạnh nhà ông/bà Z…
  • Mã bưu chính (Postal Code): Mặc dù không bắt buộc với mọi loại hình gửi hàng nội địa, nhưng việc thêm mã bưu chính (ZIP code) của địa điểm nhận sẽ giúp việc phân loại và chuyển phát nhanh hơn. Bạn có thể dễ dàng tra cứu mã bưu chính trên mạng.

• Nội dung hàng hóa:

  • Mô tả ngắn gọn, chính xác về loại hàng (ví dụ: Quần áo, Sách, Mỹ phẩm, Phụ tùng xe máy…).
  • Số lượng (ví dụ: 02 áo thun, 01 bộ sách…).
  • Giá trị hàng hóa (nếu bạn sử dụng dịch vụ khai giá hoặc COD).

Nếu bạn gửi nhiều kiện hàng cùng lúc đi các địa chỉ khác nhau, hãy chắc chắn bạn không nhầm lẫn thông tin giữa các kiện nhé. Dán sẵn thông tin lên từng kiện hàng ở nhà trước khi mang ra bưu cục cũng là một cách hay để tránh sai sót.

Lựa Chọn Dịch Vụ Phù Hợp: Nhanh Hay Tiết Kiệm?

Lựa chọn dịch vụ phù hợp giữa Chuyển phát nhanh (VCN) và Chuyển phát tiết kiệm (VTK) tùy thuộc vào độ khẩn cấp và ngân sách của bạn, trong khi dịch vụ Hỏa tốc (VHT) phù hợp cho những trường hợp cực kỳ gấp.

Viettel Post cung cấp nhiều gói dịch vụ để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng. Khi thực hiện cách gửi hàng qua Viettel Post tại bưu cục, bạn sẽ được nhân viên tư vấn về các lựa chọn này. Việc chọn đúng dịch vụ không chỉ ảnh hưởng đến tốc độ mà còn cả chi phí nữa.

• Chuyển phát nhanh (VCN – Viettel CPN): Dịch vụ này dành cho những kiện hàng cần được chuyển đi và phát đến người nhận trong thời gian nhanh nhất có thể. Thời gian toàn trình thường là 1-3 ngày tùy vào khoảng cách. Cước phí cao hơn so với dịch vụ tiết kiệm. Thích hợp cho tài liệu khẩn, hàng hóa có giá trị hoặc những món đồ cần giao gấp.
• Chuyển phát tiết kiệm (VTK – Viettel TK): Nếu bạn không quá đặt nặng vấn đề thời gian, dịch vụ này sẽ là lựa chọn tối ưu về chi phí. Thời gian toàn trình thường lâu hơn dịch vụ nhanh, khoảng 3-7 ngày hoặc hơn tùy khoảng cách và địa điểm nhận. Cước phí rẻ hơn đáng kể. Phù hợp với hàng hóa thông thường, hàng kinh doanh online không yêu cầu giao gấp, quà tặng không cần kịp theo ngày cụ thể.
• Chuyển phát hỏa tốc (VHT – Viettel Hỏa tốc): Đây là dịch vụ nhanh nhất của Viettel Post, thường chỉ áp dụng cho một số tuyến nhất định (thường là giữa các thành phố lớn) và chỉ xử lý trong ngày hoặc qua đêm. Cước phí rất cao. Dành cho những trường hợp cực kỳ khẩn cấp.
• Các dịch vụ cộng thêm:
  • Thu tiền hộ (COD – Cash on Delivery): Viettel Post sẽ thay bạn thu tiền hàng từ người nhận khi giao hàng thành công và chuyển khoản lại cho bạn. Có tính phí dịch vụ. Rất phổ biến với người bán hàng online.
  • Khai giá (Bảo hiểm): Bạn khai báo giá trị thực của hàng hóa. Nếu không may xảy ra mất mát hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển do lỗi của Viettel Post, bạn sẽ được bồi thường dựa trên giá trị đã khai (tối đa là giá trị khai báo và không vượt quá giá trị thực tế) theo quy định của Viettel Post. Dịch vụ này có tính phí, thường là một tỷ lệ phần trăm nhỏ trên giá trị khai báo. Rất nên dùng cho hàng hóa có giá trị cao.
  • Phát tận tay: Đảm bảo hàng được giao đúng người nhận có tên trên phiếu gửi.
  • Phát hẹn giờ: Yêu cầu giao hàng vào một khung giờ cụ thể trong ngày.

Hãy cân nhắc kỹ nhu cầu của mình về tốc độ và ngân sách để chọn dịch vụ phù hợp nhất. Đừng ngần ngại hỏi nhân viên bưu cục để được tư vấn chi tiết hơn nhé.

Sau Khi Gửi Hàng: Những Điều Cần Biết

Sau khi rời bưu cục với biên nhận trên tay, công việc của bạn chưa hẳn là kết thúc. Vẫn còn vài điều bạn cần lưu ý để theo dõi hành trình của kiện hàng và xử lý các vấn đề phát sinh (nếu có). Hiểu rõ các bước tiếp theo trong cách gửi hàng qua Viettel Post tại bưu cục sẽ giúp bạn chủ động hơn rất nhiều.

Tra Cứu Vận Đơn Như Thế Nào?

Bạn có thể tra cứu vận đơn bằng cách sử dụng mã vận đơn in trên biên nhận, nhập vào website hoặc ứng dụng di động của Viettel Post để theo dõi hành trình kiện hàng.

Biên nhận gửi hàng mà nhân viên bưu cục đưa cho bạn là “chìa khóa” để tra cứu vận đơn. Trên biên nhận này có một dãy ký tự (chữ và số) gọi là Mã vận đơn, Mã bill, hoặc Mã phiếu gửi.

• Cách tra cứu:
  • Qua Website: Truy cập website chính thức của Viettel Post (thường là viettelpost.com.vn). Tìm mục “Tra cứu vận đơn” (hoặc tương tự). Nhập mã vận đơn của bạn vào ô tìm kiếm và nhấn Enter hoặc nút tra cứu. Hệ thống sẽ hiển thị lịch sử di chuyển của kiện hàng, các bưu cục đã đi qua, thời gian, trạng thái hiện tại… Bạn có thể tra cứu nhiều mã vận đơn cùng lúc bằng cách nhập cách nhau bởi dấu phẩy hoặc xuống dòng.
  • Qua Ứng dụng di động Viettel Post: Tải ứng dụng Viettel Post trên App Store (iOS) hoặc Google Play Store (Android). Đăng nhập hoặc sử dụng tính năng tra cứu nhanh. Nhập mã vận đơn vào ô tìm kiếm. Ứng dụng cũng cung cấp thông tin chi tiết về hành trình và trạng thái của kiện hàng, đôi khi còn có thông báo đẩy khi trạng thái thay đổi.
  • Qua Tổng đài: Nếu không tiện tra cứu online, bạn có thể gọi điện đến tổng đài chăm sóc khách hàng của Viettel Post, cung cấp mã vận đơn và yêu cầu nhân viên tổng đài hỗ trợ tra cứu.

Hình ảnh màn hình máy tính hoặc điện thoại hiển thị kết quả tra cứu vận đơn trên website/ứng dụng Viettel Post, cho thấy hành trình của kiện hàng.

Việc tra cứu vận đơn giúp bạn nắm được kiện hàng của mình đang ở đâu, có đang di chuyển đúng lịch trình không. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn cần thông báo cho người nhận về tình trạng đơn hàng hoặc khi thấy thời gian giao hàng có vẻ chậm hơn dự kiến.

Khi Nào Hàng Đến Tay Người Nhận? Yếu Tố Nào Ảnh Hưởng Đến Thời Gian Giao Hàng?

Thời gian giao hàng phụ thuộc vào loại dịch vụ bạn chọn (nhanh hay tiết kiệm), khoảng cách địa lý giữa nơi gửi và nơi nhận, cùng các yếu tố khách quan khác như thời tiết, thiên tai, hoặc tình hình giao thông.

Không có một mốc thời gian cố định cho tất cả các kiện hàng. Thời gian toàn trình (từ lúc gửi đến lúc phát thành công) bị chi phối bởi nhiều yếu tố. Khi thực hiện cách gửi hàng qua Viettel Post tại bưu cục và lựa chọn dịch vụ, bạn sẽ được thông báo về thời gian dự kiến.

• Các yếu tố chính ảnh hưởng thời gian giao hàng:
  • Loại dịch vụ: Như đã nói ở trên, dịch vụ Chuyển phát nhanh sẽ có thời gian giao hàng nhanh hơn nhiều so với Chuyển phát tiết kiệm. Dịch vụ Hỏa tốc là nhanh nhất.
  • Khoảng cách địa lý: Gửi hàng trong nội thành một tỉnh/thành phố sẽ nhanh hơn gửi liên tỉnh. Gửi từ Bắc vào Nam hoặc ngược lại sẽ mất nhiều thời gian hơn gửi giữa hai tỉnh lân cận.
  • Địa điểm nhận: Gửi hàng đến các trung tâm thành phố lớn, khu vực đông dân cư thường nhanh hơn gửi đến vùng sâu, vùng xa, hải đảo hoặc các địa chỉ khó tìm.
  • Thời điểm gửi: Gửi hàng vào buổi sáng thường giúp hàng được xử lý và đi ngay trong ngày. Gửi sau giờ cắt chuyến sẽ chậm hơn một ngày.
  • Các yếu tố khách quan: Thời tiết xấu (mưa bão, lũ lụt, sương mù dày đặc…) có thể ảnh hưởng đến việc vận chuyển bằng đường bộ, đường sắt hoặc đường hàng không. Tai nạn giao thông, kẹt xe nghiêm trọng, thiên tai, dịch bệnh, hoặc các quy định hạn chế đi lại đột xuất của địa phương cũng có thể gây chậm trễ.
  • Tình hình tại bưu cục phát: Đôi khi, bưu cục ở địa điểm nhận có lượng hàng hóa quá tải cũng có thể làm chậm quá trình chia chọn và phát hàng.

Thông thường, nhân viên bưu cục sẽ cung cấp cho bạn một khoảng thời gian dự kiến (ví dụ: 2-3 ngày, 5-7 ngày). Bạn có thể theo dõi sát sao hơn bằng cách tra cứu vận đơn. Nếu đã quá thời gian dự kiến mà vẫn chưa thấy cập nhật hoặc hàng chưa đến tay người nhận, hãy liên hệ với Viettel Post để được hỗ trợ kiểm tra.

Cần Làm Gì Nếu Xảy Ra Sự Cố (Mất Mát, Hư Hỏng)?

Nếu hàng hóa bị mất mát hoặc hư hỏng, bạn cần giữ biên nhận gốc, chụp ảnh hiện trạng (nếu hư hỏng), và liên hệ ngay với bộ phận chăm sóc khách hàng của Viettel Post để gửi yêu cầu bồi thường.

Mặc dù Viettel Post luôn cố gắng đảm bảo an toàn cho mọi kiện hàng, nhưng đôi khi rủi ro vẫn có thể xảy ra (mất mát, hư hỏng một phần hoặc toàn bộ) do nhiều nguyên nhân khách quan hoặc chủ quan trong quá trình vận chuyển.

• Bước 1: Kiểm tra tình trạng kiện hàng: Khi người nhận nhận được hàng, họ nên kiểm tra kỹ tình trạng gói hàng bên ngoài và bên trong ngay tại chỗ trước mặt bưu tá (nếu có thể). Nếu phát hiện dấu hiệu bị bóc, rách, móp méo nghiêm trọng, hoặc hàng bên trong bị vỡ/hỏng, cần lập tức thông báo cho bưu tá và ghi rõ tình trạng vào biên bản nhận hàng.
• Bước 2: Thu thập bằng chứng:
  • Biên nhận gốc: Đây là giấy tờ quan trọng nhất chứng minh bạn đã gửi hàng. Tuyệt đối không làm mất.
  • Ảnh chụp/Video: Chụp ảnh chi tiết tình trạng hư hỏng của kiện hàng và hàng hóa bên trong. Quay video lúc mở gói hàng (nếu gói hàng có dấu hiệu bất thường từ bên ngoài) cũng là bằng chứng rất tốt.
  • Thông tin về hàng hóa: Hóa đơn mua hàng, giấy tờ chứng minh giá trị của hàng hóa (nếu có).
• Bước 3: Liên hệ Viettel Post: Người gửi hoặc người nhận (tùy trường hợp và thỏa thuận ban đầu) cần liên hệ ngay với tổng đài chăm sóc khách hàng của Viettel Post hoặc đến bưu cục gần nhất để thông báo sự cố và yêu cầu giải quyết. Thời hạn khiếu nại thường có quy định cụ thể, bạn nên khiếu nại càng sớm càng tốt sau khi phát hiện vấn đề.
• Bước 4: Nộp hồ sơ yêu cầu bồi thường: Viettel Post sẽ hướng dẫn bạn các giấy tờ cần thiết để làm hồ sơ yêu cầu bồi thường. Hồ sơ thường bao gồm đơn đề nghị bồi thường, biên nhận gốc, bằng chứng về tình trạng hàng hóa (ảnh, video), giấy tờ chứng minh giá trị hàng hóa, giấy tờ tùy thân…
• Bước 5: Chờ giải quyết: Viettel Post sẽ tiếp nhận hồ sơ, xác minh thông tin và đưa ra quyết định bồi thường theo quy định của công ty và pháp luật hiện hành. Mức bồi thường sẽ phụ thuộc vào loại dịch vụ bạn sử dụng (có khai giá hay không), giá trị hàng hóa và mức độ thiệt hại.

Quy trình khiếu nại và bồi thường có thể mất một khoảng thời gian nhất định. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng về giấy tờ và bằng chứng sẽ giúp quá trình này diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn.

Quy Định Quan Trọng Khi Gửi Hàng Qua Viettel Post

Bên cạnh việc nắm rõ cách gửi hàng qua Viettel Post tại bưu cục về mặt quy trình, bạn cũng cần hiểu rõ những quy định của nhà vận chuyển, đặc biệt là về các loại hàng hóa được phép và không được phép gửi. Việc này không chỉ giúp bạn tuân thủ pháp luật mà còn tránh được những rắc rối không đáng có.

Những Loại Hàng Hóa Nào Bị Cấm Gửi?

Các loại hàng hóa bị cấm gửi bao gồm hàng cấm theo quy định của pháp luật Việt Nam và quốc tế, hàng nguy hiểm dễ gây cháy nổ hoặc ảnh hưởng sức khỏe cộng đồng, và các loại vật phẩm Viettel Post không nhận vận chuyển theo chính sách riêng.

An ninh và an toàn luôn là ưu tiên hàng đầu trong lĩnh vực bưu chính chuyển phát. Vì vậy, có một danh mục rõ ràng các loại hàng hóa mà bạn tuyệt đối không được gửi qua bất kỳ dịch vụ chuyển phát nào, bao gồm cả Viettel Post.

• Hàng cấm theo quy định của pháp luật:

  • Ma túy, chất kích thích các loại.
  • Vũ khí, đạn dược, vật liệu nổ, các loại pháo.
  • Các ấn phẩm, tài liệu phản động, đồi trụy, chống phá nhà nước.
  • Vật phẩm văn hóa đồi trụy, đồ chơi bạo lực, các sản phẩm cấm nhập khẩu.
  • Động vật, thực vật hoang dã nguy cấp, quý hiếm cần bảo vệ.
  • Tiền Việt Nam, ngoại tệ, các loại giấy tờ có giá như séc, hối phiếu… (trừ trường hợp đặc biệt có thỏa thuận).
  • Kim loại quý, đá quý (vàng, bạc, bạch kim…), các sản phẩm chế tác từ kim loại quý, đá quý (trừ trường hợp đặc biệt có thỏa thuận và khai giá).
  • Các loại hàng hóa khác mà pháp luật Việt Nam quy định cấm lưu thông, cấm xuất nhập khẩu tại thời điểm gửi.

• Hàng nguy hiểm, dễ gây cháy nổ, ảnh hưởng sức khỏe:

  • Chất dễ cháy nổ (xăng, dầu, gas, cồn…), hóa chất độc hại, chất phóng xạ.
  • Pin lithium-ion dung lượng lớn, ắc quy… không tuân thủ quy định về vận chuyển hàng không (thường chỉ cho phép vận chuyển đường bộ với số lượng và quy cách đóng gói nhất định).
  • Thiết bị có chứa thủy ngân, chất độc hại.
  • Vật phẩm có mùi hôi thối, khó chịu gây ảnh hưởng đến các bưu phẩm khác và sức khỏe của nhân viên.
  • Động vật sống.
  • Hài cốt, tro cốt.

• Các vật phẩm khác theo quy định của Viettel Post:

  • Hàng hóa không có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, không có hóa đơn chứng từ hợp pháp.
  • Hàng hóa bị hư hại, rách nát, ẩm ướt mà không được đóng gói đúng quy cách.
  • Các loại hàng hóa mà Viettel Post nhận thấy có thể gây nguy hiểm hoặc ảnh hưởng đến mạng lưới khai thác của họ.

Việc cố tình gửi các loại hàng cấm không chỉ khiến kiện hàng của bạn bị tịch thu, tiêu hủy mà người gửi còn có thể phải chịu trách nhiệm trước pháp luật. Vì vậy, hãy luôn trung thực khai báo nội dung hàng hóa và kiểm tra danh mục hàng cấm của Viettel Post trước khi gửi.

Theo bà Nguyễn Thị Mai Hương, một chuyên gia lâu năm trong lĩnh vực logistics, “Việc khai báo đúng và đủ về loại hàng hóa không chỉ là tuân thủ quy định mà còn là bảo vệ chính bạn và kiện hàng của bạn. Khi nhà vận chuyển biết rõ họ đang vận chuyển cái gì, họ sẽ có cách bảo quản và xử lý phù hợp, giảm thiểu rủi ro đáng kể.”

Quy Định Về Hàng Dễ Vỡ, Hàng Giá Trị Cao?

Hàng dễ vỡ và hàng giá trị cao cần được đóng gói đặc biệt cẩn thận, dán nhãn cảnh báo rõ ràng, và bạn nên cân nhắc sử dụng dịch vụ khai giá để được bảo vệ quyền lợi bồi thường tối đa khi có sự cố xảy ra.

Đối với những loại hàng hóa có tính chất đặc biệt này, Viettel Post có những quy định riêng để đảm bảo an toàn tối đa cho chúng.

• Hàng dễ vỡ:

  • Yêu cầu bắt buộc về đóng gói: Phải sử dụng vật liệu chống sốc chuyên dụng (giấy bọt khí, xốp, mút…), chèn lót đầy đủ các khoảng trống, đặt trong thùng carton cứng cáp hoặc thùng gỗ (nếu cần thiết).
  • Dán nhãn cảnh báo: Phải dán nhãn “Hàng dễ vỡ – Fragile” ở tất cả các mặt của kiện hàng một cách rõ ràng. Có thể dán thêm nhãn “Mặt trên – This Side Up” nếu hàng cần được vận chuyển theo một chiều cố định.
  • Bưu cục có quyền từ chối vận chuyển nếu việc đóng gói không đảm bảo an toàn theo quy định.

• Hàng giá trị cao:

  • Đóng gói cẩn thận: Tương tự hàng dễ vỡ, hàng giá trị cao cần được đóng gói chắc chắn, niêm phong kỹ lưỡng, sử dụng vật liệu bảo vệ tốt.
  • Khai giá và mua bảo hiểm: Đây là khuyến nghị (và đôi khi là bắt buộc tùy theo giá trị) đối với hàng giá trị cao. Khi bạn khai giá, mức bồi thường tối đa khi có sự cố sẽ dựa trên giá trị bạn đã khai. Nếu không khai giá, mức bồi thường thường chỉ giới hạn ở một vài lần cước phí theo quy định chung, rất thấp so với giá trị thực của món hàng.
  • Cung cấp giấy tờ chứng minh giá trị: Giữ lại hóa đơn mua hàng, giấy chứng nhận, hoặc các giấy tờ khác chứng minh giá trị thực của món hàng để tiện cho việc xử lý khiếu nại sau này (nếu có).
  • Lựa chọn dịch vụ phù hợp: Nên ưu tiên các dịch vụ có độ an toàn cao và thời gian vận chuyển nhanh để giảm thiểu thời gian hàng hóa nằm trong quá trình luân chuyển.

Việc tuân thủ các quy định này không chỉ giúp kiện hàng của bạn được chấp nhận vận chuyển tại bưu cục mà còn là cách tốt nhất để bảo vệ tài sản của mình.

Lời Khuyên Từ Chuyên Gia Khi Gửi Hàng Tại Bưu Cục Viettel Post

Sau khi đã đi qua hết các bước trong cách gửi hàng qua Viettel Post tại bưu cục và hiểu rõ những quy định cần thiết, tôi muốn chia sẻ thêm vài lời khuyên nhỏ từ góc độ của một người đã tiếp xúc với rất nhiều câu chuyện gửi nhận hàng, để giúp trải nghiệm của bạn thêm phần hoàn hảo. Đôi khi, những chi tiết nhỏ lại tạo nên sự khác biệt lớn đấy.

• Đừng ngại hỏi: Nhân viên bưu cục là những người có kinh nghiệm nhất trong việc xử lý hàng hóa. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về cách đóng gói, dịch vụ, cước phí, hoặc quy định, đừng ngần ngại hỏi họ. Thà hỏi kỹ còn hơn làm sai rồi gặp rắc rối.
• Kiểm tra lại thông tin lần cuối: Trước khi nhân viên in biên nhận, họ thường đọc lại thông tin người gửi và người nhận cho bạn nghe. Hãy lắng nghe thật kỹ và yêu cầu chỉnh sửa ngay nếu có bất kỳ sai sót nào (nhất là số điện thoại và địa chỉ).
• Giữ biên nhận như “báu vật”: Biên nhận chính là giấy tờ chứng minh bạn đã giao hàng cho Viettel Post và là căn cứ để tra cứu vận đơn hay khiếu nại sau này. Hãy cất giữ nó ở nơi an toàn cho đến khi người nhận xác nhận đã nhận được hàng thành công.
• Đóng gói cẩn thận hơn mức cần thiết: Nếu bạn gửi hàng dễ vỡ hoặc quan trọng, hãy đóng gói nó cẩn thận hơn mức bạn nghĩ là đủ. Thêm một lớp bọt khí, thêm một ít xốp chèn lót có thể tạo nên sự khác biệt giữa một món hàng nguyên vẹn và một món hàng bị hư hại.
• Cân nhắc dịch vụ khai giá: Đặc biệt với hàng có giá trị. Phí khai giá không quá cao so với giá trị món hàng, nhưng nó mang lại sự yên tâm rất lớn.
• Thông báo cho người nhận: Sau khi gửi hàng, hãy thông báo cho người nhận về việc bạn đã gửi hàng, cung cấp mã vận đơn (nếu họ cần theo dõi) và thời gian dự kiến nhận hàng. Điều này giúp người nhận chủ động sắp xếp thời gian và sẵn sàng nhận hàng.
• Lựa chọn thời điểm gửi thông minh: Tránh gửi hàng vào những ngày cận lễ, Tết hoặc các dịp mua sắm lớn (như Black Friday, 11/11, 12/12…) vì lượng hàng quá tải có thể gây chậm trễ nghiêm trọng. Nếu bắt buộc gửi, hãy chuẩn bị tinh thần là hàng có thể đến muộn hơn bình thường.

Hình ảnh người nhận đang vui vẻ cầm trên tay kiện hàng được giao đến nguyên vẹn, thể hiện sự thành công của quá trình vận chuyển.

Gửi hàng qua Viettel Post tại bưu cục không hề phức tạp như bạn có thể nghĩ. Chỉ cần chuẩn bị chu đáo, nắm vững quy trình và lưu ý một vài điểm quan trọng, bạn sẽ thấy việc này trở nên rất dễ dàng. Tôi nhớ có lần gửi một món quà sinh nhật cho cô bạn thân ở xa, dù đã đóng gói rất kỹ, nhưng khi ra bưu cục, nhân viên vẫn nhẹ nhàng gợi ý nên chèn thêm một ít giấy vụn vào góc hộp để món đồ không bị xê dịch chút nào. Chính sự tỉ mỉ nhỏ bé đó khiến tôi cảm thấy rất an tâm. Điều này cho thấy kinh nghiệm thực tế của nhân viên là vô cùng quý giá.

Vậy là chúng ta đã cùng nhau khám phá chi tiết cách gửi hàng qua Viettel Post tại bưu cục, từ lúc chuẩn bị ở nhà cho đến khi kiện hàng an toàn trên đường đi. Hy vọng rằng với những thông tin và lời khuyên này, bạn đã cảm thấy tự tin hơn rất nhiều cho lần gửi hàng sắp tới của mình. Viettel Post với mạng lưới rộng khắp và dịch vụ đa dạng chắc chắn sẽ là người bạn đồng hành đáng tin cậy của bạn trên mọi hành trình vận chuyển. Đừng ngần ngại áp dụng những gì đã học được, và hãy trải nghiệm sự tiện lợi của việc gửi hàng tại bưu cục. Chúc bạn luôn có những lần gửi hàng thành công và suôn sẻ! Nếu có bất kỳ kinh nghiệm hay mẹo vặt nào khác khi gửi hàng qua Viettel Post tại bưu cục, đừng quên chia sẻ ở phần bình luận bên dưới nhé!